一、 公司簡介
安裝公司隸屬武漢市水務建設工程公司，工程公司是具有國家市政總承包一級資質、通過ISO9000質量體系認證的現代化施工企業。在九省通渠的江城，位于青松綠葉環抱的洪山腳下的安裝公司，是一個集機電設備及自動控制設備安裝工程、大型給排水鋼管及配件制作安裝、機械加工制造等為一體的現代化施工企業。安裝公司設有生產技術科、質檢科、材料科、綜合辦公室等四個職能部門，設有金工、金屬結構等兩個生產車間，工程項目室二個。
近十七年來，安裝公司立足自來水行業，以"持續改進，創一流產品"為方針，以"今天的質量，明天的市場"為企業精神，積極參與市場競爭，以優質產品、優良服務占領市場，以滿足顧客要求的誠懇態度，以嫻熟的安裝技術，科學的管理水平，高效、優質、圓滿地完成具有國際先進水平、自動控制程度高的水廠全套進口機電設備安裝工程。先后承接了白沙洲水廠等19座大中型水廠的興建、擴建工程。
適應經濟發展形勢的要求，我公司不斷更新、改造影響鋼制管件產品質量的關鍵設備，調整生產工藝，強化生產規范化、標準化管理，嚴格執行ISO9000質量體系中的控制程序，鋼制管配件焊接水平，達到國家規范中射線探傷Ⅱ級以上標準。先后完成了武漢市地區的京漢大道等10個鋼制管加工工程。
我公司以機電設備安裝工程為依托，拓寬業務范圍，加強對外協作。逐步參與環保、污水處理、消防、起重機械等行業的安裝工程、制造加工等項目的競爭，取得了相關的資質證，先后承接了武漢市公汽停保場消防噴淋系統、黃石磁湖污水處理廠等7個工程。
二、 在沒有使用《金石工程項目管理軟件》前的公司狀況
1. 材料數據不真實。由于采用電子表格進行統計，無法滿足材料統計要求。材料統計人員又怕領導批評，總是胡亂調帳，以使與財務數據對應。隨著日積月累，造成帳、卡、物嚴重不符。
2. 分包費用很混亂。我公司的分包費用情況比較復雜，如項目類一個項目多個分包商且同個分包商多個分包費，加工類一個分包商涉及多個項目分包費。原來是采用電子表格將同個分包商打包在一起滾動方式計算，付款沒有一一對應項目，造成后來分包費用總是與分包商核算的對不上，還出現過重復支付分包費的情況。
3. 成本統計難落實。采用過電子表格方式，由于工程項目較多，花了半個月時間，勉強堅持了二個月，最后由于工作量實在太大，而且各部門的基礎工作均不能及時跟上，成本統計工作無法落實。再加上材料入庫、領料項目填寫不準確，庫備材料領用不合理，造成最后財務上的項目成本不真實，本來應該盈利項目結果莫名其妙虧損。
4. 應收、應付帳款混亂。工程款、材料款、分包款總是搞不清，好不容易花了很大人力清理一遍，結果管不了多長時間又亂了。
5. 2013年總公司實行財務集中核算，分公司帳戶取消，財務人員調到時總公司，無法及時了解帳戶余額，造成材料款、分包款不到位，影響工程進度。
6. 文檔管理不規范。查閱文件、資料、合同、決算常常出現“要用找不到，不用跑出來”，有時要翻箱倒柜找好半天才找到。
四、 金石軟件中的解決方案
我公司金石軟件的應用主要分四個階段：
1. 【工程管理】的應用
? [承包合同]：預算室建承包合同，錄入相關合同信息。
b. [合同執行進度]：項目部提交監理審核的進度，由計劃科錄入。
c. [合同收款及相關發票]：工程款到帳后，計劃科錄入合同收款信息。
2. 【協同辦公】的應用
? [文檔管理]：應用到周報表管理。建立[工程管理]、[部門報表]，由各項目經理部、各職能部門在會前一天將情況在軟件中進行更新。
3. 【分包管理】的應用
? [分包合同]：分包合同簽訂或分包加工決算審定后，由預算室錄入分包合同信息。
a. [合同附件]：預算室導入合同掃描件。
b. [合同內容]：分包商提交經項目部審核的分包進度，由計劃科錄入[合同內容明細]、[合同執行明細]。
c. [合同付款及相關發票]：分包商提交建安發票，由計劃科在[發票管理]中錄入信息；公司領導同意付款后，計劃科[執行付款]填寫[付款申請單]；分包費支付后，計劃科執行[付款申請單]填寫[付款單]。
d. [合同罰款]：生產技術科等職能部門對分包商進行處罰后，將罰單交預算室，由預算室錄入罰款信息。
e. [合同查詢]、[合同分包商匯總查詢]查詢項目分包費用，分包商的應付款情況。｛項目分包費用查詢｝
｛分包商應付款查詢｝
4. 【材料管理】的應用
? [采購計劃單]
項目部手填“物資需求計劃”提交生產技術科，生產技術科根據需求在[采購計劃單]中錄入，多聯機打“物資清單”。
注：
○1由于項目部人員電腦操作能力和辦公設備的限制，項目部暫時手填方式，待條件成熟，采購計劃單可以由項目部錄入，生產技術科負責審核、修改；
○2我公司涉及的材料品種太多，且采購計劃單的規格、單位無法與實際到貨的“送貨單”一一對應，除非人為來識別這些差別，但現有的人員無法滿足要求，故[采購計劃單]中的[采購計劃執行明細]無法使用。目前[采購計劃單]僅作項目部提交材料需求用，與[材料入庫單]之間無執行聯系。
? [采購合同]：材料采購回后，計劃科在材料總庫中建一個[采購合同]。
a. [合同內容]：在[合同內容明細]中錄入材料信息；在[合同執行明細]中[到貨驗收]。
b. [合同付款及相關發票]：要支付材料款時，在[采購合同查詢]中，選定“供貨單位”，按照到貨先后順序指向對應[采購合同]，然后執行付款申請單、付款單。
[合同查詢]、[合同供應商匯總]：[合同查詢]主要用于查詢單個材料商的應付款；[合同供應商匯總]主要用于查詢所有材料商的應付款。
注：○1由于要實現材料商的應付款對帳，故在軟件中材料均使用[采購合同] （不管此種材料是否簽訂紙質合同），即使是采購一個螺栓也建一個采購合同。
○2我公司的材料是統一采購的，采取“采購進總庫，調撥進項目”，現場未設材料倉庫。
○3受材料品種規格較多的因素影響，材料單據的規格設定為可以修改。在[材料維護]中規格全部為空。在[采購合同]-[合同內容]中明確規格，材料入庫單、調撥單與之對應。
? [材料調撥單]：材料選擇“選擇單據S”，按照先進先出的原則。
注：對于材料退料，有二種方式：一是調出項目和調入項目對換；一是調出項目和調入項目不變，數量為負數。經過認真考慮，從與財務統一和統計方便的角度考慮，選用第二種方式。
采購合同
｛材料入庫單｝
軟件查詢
多聯機打
｛材料領用單｝
多聯機打
? [材料總帳萬能查詢]：通過選擇“單據類型”中“材料采購單”、“材料調出單”查詢當月材料入庫、領料情況，并導出電子表格，通過排序、分類匯總（入庫以往來單位分類、領料以項目分類）。
｛軟件入庫查詢｝
導出電子表格，經排序、分類匯總
｛軟件領料查詢｝
導出電子表格，經排序、分類匯總
? [材料庫存查詢]：通過設置“填寫截止日期”查詢倉庫庫存，導出電子表格。與財務庫存數據進行核對。
｛材料庫存查詢｝
財務庫存=上月結轉+本月入庫-本月領料
? [材料甲供單]：因集團總公司投資的項目的設備及主要材料均由集團公司專門材料采購部門統一采購，故使用[材料甲供單]。每月與材料采購部門進行對帳，在[承包合同]-[甲供材]-[甲供材約定]中輸入。工程結算時，在[材料甲供單]中進行匯總對帳。
? [加工計劃單]：我公司除項目外還從事鋼板卷板鋼管加工，主要承擔集團總公司內的業務。[加工計劃單]主要用于對加工車間下達加工計劃用。
5. 【固定資產】的應用
? [設備采購單]：各部門建一個設備倉庫，生產技術科以[設備采購單]將辦公設備、生產設備進各部門的設備倉庫。
? [設備調撥單]：生產設備由專門部門負責管理，領用，歸還均以[設備調撥單]方式進行登記管理。
注：設備歸還，采取出庫項目和入庫項目對換方式。
6. 【財務管理】的應用
? [銀行管理]：我公司財務2013年8月實行的財務集中核算制，分公司無財務，無銀行帳戶，只在總公司有一個虛擬帳戶。剛實施時，只有手工的一個流水帳，再加上總公司付款周期非常不嚴格，導致最后哪些錢付了，付了多少都不清楚，財務非常混亂。通過加強對軟件的應用，將財務上發生的一些項目成本之外的支出，結合軟件現有的一些功能進行靈活應用。目前軟年銀行帳與財務的銀行帳已達到同步，各類收支均來源于各類承包合同、材料合同、分包合同、其它費、工程借還款、員工借還款單據，帳目非常清晰。
財務流水帳
軟件銀行帳查詢
7. 【員工管理】的應用
? [員工工資表]：綜合辦負責將員工每月各種收入進行錄入。
五、 使用金石工程項目管理軟件后的效果
1. 材料管理
我公司使用最為成熟的材料管理，目前軟件中材料入庫、領料、材料庫存、材料應付款每月與財務數據完全一致。
2. 分包管理
現在通過軟件的應用，能非常準確統計分包費用及應付款情況。
3. 項目成本管理
項目成本統計工作相比以前有了質的飛躍。下一步，我公司力求項目成本達到與財務成本完全統一。
4. 辦公自動化
對于材料采購計劃、加工計劃等可以實現網上填報，無紙化辦公得到提高；公司領導、部門領導查閱數據、資料簡單快捷，大大提高工作效率；各類財務憑證采用多聯機打，規范性得到提高。
5. 全面利用軟件進行管理
我公司現逐步利用金石軟件這個平臺應用到本單位的各項管理工作。
六、 軟件總體評價
1. 同類軟件比較
我公司對軟件的需求源于材料管理存在著很大的問題，通過在網上尋找各類管理軟件，有的軟件價格比較低但功能簡單而且固定成型，想要改進基本不可能；有的軟件功能看似很全但細致了解，實用性并不強，而且價格非常高，同樣還存在二次改進問題。最終通過操作性、適用性、性價比的對比后，選擇了金石管理軟件。
2. 軟件二次改進
我公司是2009年開始使用金石軟件，通過與軟件商不斷溝通交流，對軟件不斷進行改進，使我公司在金石管理軟件應用上的廣度、深度也得到不斷地擴大、加強，從而使我公司的項目管理工作上了幾個臺階，并且我公司對該軟件的應用不只是停留在項目管理上，正逐步應用到本單位的各項管理工作中。
3. 軟件應用定位
這幾年軟件商為滿足各類客戶的需求而不斷進行改進，功能也超出了項目管理的范圍，我公司認為金石軟件的定位不應在項目管理層面上，應上升到施工企業管理軟件層面上。
七、 軟件應用體會
雖然金石軟件是一個非常好的管理軟件，但是僅憑軟件好不能代表能夠應用得好。項目管理本身是一個綜合性的工作，涉及現場項目經理部、各職能部門協同工作，金石軟件作為一個項目管理軟件也同樣需要多部門共同來完成。要使用好這個軟件，得要“重量級”的領導親自抓，而且要深入不能浮在表面上，這樣才能調動項目經理部、各職能部門按照各自的管理職責在金石軟件中進行分工協作，否則只會成為提高管理水平的一個“花架子”。
