工程管理軟件在企業(yè)中能發(fā)揮什么作用？
資源整合是工程管理軟件的根本。
目前先進(jìn)的系統(tǒng)化管理平臺，都提供了基于多種即時通訊工作平臺、手機(jī)短信平臺交流工具；并且集成行政辦公管理(辦公自動化OA)、項目管理、經(jīng)營計劃管理、合同管理、質(zhì)量管理、設(shè)計流程管理、檔案管理、人力資源管理、財務(wù)管理、公共資源管理、企業(yè)門戶管理等。
每個模塊可以代表一個業(yè)務(wù)范圍，也可以代表一個部門的職能。這種多業(yè)務(wù)范圍共同建立在同一平臺上的工作方式，使得部門間的聯(lián)系更加緊密，業(yè)務(wù)開展更清晰明確，對于職能的劃分也更加清楚明了。
實際上，業(yè)務(wù)模塊一體化平臺實現(xiàn)的是橫向整合、縱向貫通的兩個一體化。一個是業(yè)務(wù)職能間的橫向一體化，即拆除了財務(wù)、計劃、生產(chǎn)、經(jīng)營、人力等各個部門之間的樊籬，實現(xiàn)了跨部門、跨組織的溝通，讓業(yè)務(wù)之間透明，并覆蓋了核心業(yè)務(wù)的基本管理職能。另一個是管理層級之間的縱向一體化，從科室到管理層的所有管理活動都在這個平臺上展開，保證公司各部門之間的信息暢通。
以日常的審批工作為例，如果某個單據(jù)需要逐個部門領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字，作為一體化平臺可以將這份單據(jù)逐級呈報各部門領(lǐng)導(dǎo)，不再需要呈報人擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)在不在辦公室，目前有沒有時間審批，下一個環(huán)節(jié)的審批人在不在等。只要審批人將這份單據(jù)呈報到下一環(huán)節(jié)，其它任務(wù)會由系統(tǒng)逐級呈送，關(guān)于單據(jù)是否審批，及審批結(jié)果或者呈送到了哪一級只要在自己的系統(tǒng)中都可以看到。
工作流程一體化。作為公司最核心的工作流程，就是項目經(jīng)營流程。它是一個精細(xì)化的過程，包含了各協(xié)作部門間的銜接與交流。從項目的建立、策劃、執(zhí)行、竣工、驗收到現(xiàn)場，都建立了一系列的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。項目經(jīng)理對每個部位進(jìn)行人員分配。作為一個普通的員工人員，可以在系統(tǒng)中很清楚的了解項目的信息、要求、自己的任務(wù)、上級審核領(lǐng)導(dǎo)、審核流程等、完成時間等。這個流暢的環(huán)節(jié)可以降低員工對其它工作的關(guān)注度，把所有注意力都集中到工作的推進(jìn)中。當(dāng)任務(wù)完成后，可以在系統(tǒng)中進(jìn)行三級審核，審核人的意見可以保留到服務(wù)器中，也杜絕了以前紙質(zhì)版工作報告的弊端。
大多數(shù)企業(yè)業(yè)務(wù)審核是：各級員工完成填報后交由各級領(lǐng)導(dǎo)簽字。目前工程管理軟件實行電子簽名技術(shù)，當(dāng)審核人對單據(jù)審核同意后，簽名程序會自動將名字簽到圖紙上的相應(yīng)位置，檔案打印出來的結(jié)果也就是帶簽名的文件。
對于員工來說，他們省去了很期多無謂的工作，也不用在到處跑給單據(jù)去簽字。這樣即提高了工作效率又保證了審核進(jìn)度。
其次，作為檔案部門，是整個流程的結(jié)束部門。他們負(fù)責(zé)對企業(yè)的各項檔案進(jìn)行歸檔。以前的操作都是由合同或單據(jù)的負(fù)責(zé)人將打印出來的紙質(zhì)文件交給檔案人員手動歸檔，這樣雙方都費(fèi)時費(fèi)力，還容易出現(xiàn)錯誤。
目前工程項目管理系統(tǒng)可以完成在線歸檔，就是在各項單據(jù)生成電子版后，檔案員可以通過系統(tǒng)對現(xiàn)有信息進(jìn)行歸納，不需要業(yè)務(wù)員進(jìn)行現(xiàn)場交接。這樣雙方都省時省力，也不會出現(xiàn)交接時的錯誤。而作為電子版的檔案，更加方便保存和借閱。
總之，一個完善的業(yè)務(wù)流程，可以帶給一個企業(yè)更好的工作效率，帶動企業(yè)不斷發(fā)展，提高公司的管理水平、經(jīng)濟(jì)效益、降低管理成本，使企業(yè)在建設(shè)信息化的道路上表現(xiàn)出企業(yè)的更高價值。
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